UMINのELBIS（エルビス）が約500の学会で利用されており演題登録システムのディフェクトスタンダードです。UMINは無料で使用できますが、実際には演題数が150題以下であるとか、登録の開始直前で申請の時間が無いなど様々な事情で使用できない学会も多数あります。UMIN以外のシステムもありますがそれなりに高価です。
「オンラインでの演題登録」ができないので、やむを得ず困難ですので「Wordファイルをメールに添付する」方式で演題募集をおこないますが、それでは事務局の負担が増えてしまいます。
1）演題の訂正・変更が事務局の仕事になる
オンライン登録なら演者は「受付番号とパスワード」で何回でも登録演題の確認と修正ができます。メール送信だと演者から「上司から間違いが指摘されましたので…」と修正までも事務局が依頼されてしまいます。
2）演題数がコントロールできない
オンライン登録は最後の1〜2日に応募が集中しますので「締切を1週間延長します」のアナウンスが効果を発揮します。メールですと応募期間延長も効果がありません。逆に締め切っているのに投稿されて迷惑する場合もあります。
3）投稿内容がコントロールできない
総文字数を制限以内に押さえる、最小文字数を定める、発表領域を確認するなどの制御がオンライン登録の強みです。メールですと内容確認で事務局の負担が増えます。またメールを送信したのに届かなかったと言う方が必ず現れます。
Wordには『組版の問題』もあります。ご承知のようにWordはプリンタ設定やフォントの違いでも紙面が変化し、抄録誌全体として統一された紙面ができません。結局、事務局の方が再組版することになり、結果として残念なレベルの学術誌が大量に発行される事態になっています。
他方オンライン登録されたデータを業者に渡して組版を依頼すると格段に綺麗な紙面ができます。さらにセカンドならば独自のXML技術により完璧に正しい学術組版ルールに従った抄録誌自動作成されます。
学会運営の強力な武器となるオンライン演題登録システムですがUMINでは小規模研究会での利用は想定されていません。
表のように150題以下の学会は申請ができません。新規申請の場合「150題以上〜300題以下の学会」では登録開始日の最低6ヶ月前の申請が必用です。300題以上なら4ヶ月前の申請でOKと、大規模学会ほど優遇されます。
登録開始の6ヶ月前というと最低でも会期の10〜12ヶ月前の申請となります。十分に時間的な余裕を持って申請手続きを始めなければなりません。
セカンドで抄録印刷のご依頼が多いのは150題以下の学会です。しかも「今月から演題募集を始めたい」という依頼が大多数です。こうしたニーズに応えて私たちはUMINの簡易版とでもいうべきシステムを自力で開発しました。このセカンド独自の演題登録システムは希望があれば「抄録誌発行を予約された学会」には無償で提供しています。
新規利用時の申請日
| 予想演題数 | 申請可能日 |
| 150演題以下 | 申請できません |
| 150〜300演題 | 登録開始希望日の6ヶ月前 |
| 300演題以上 | 〃 4ヶ月前 |
例えば10月1日の学術集会で、抄録集を9月1日に発行するには演題募集開始は5月1日〜7月1日位が普通です。新規にUMINを利用するにはその6ヶ月前である前年の12月1日には申請する必要があります。
http://www.umin.ac.jp/endai/
実際にテスト登録を行うことができます。メールアドレスを入力されると登録確認メールが届きます。
基本的な設定項目について
※備考フィールドを活用する
学会を準備していく過程では想定外の事態が発生することがあります。演題登録でもそれに備えて「備考フィールド」を設定しています。例えば……。
確認・修正画面
演者は登録時に自動送信さる「登録確認メール」に記載されてい「受付番号」と自分で指定したパスワードで、登録期間中は何回でも演題の修正と確認ができます。
システムの鍵は管理画面にあります。
事務局には様々な問い合わせや依頼があります。「パソコンが壊れたので代理で修正して欲しい」、「パスワードをいれるけど拒否される」などです。こういう時に威力を発揮するのが管理画面です。
学術集会の事務局長に演題登録システム「管理画面へのIDとパスワード」を発行します。いつでも、どこからでも登録演題の詳細を閲覧できます。必要であれば登録された演題の修正変更も可能です。
※画像をクリックすると拡大画像をご覧になれます。
このシステムの機能はUMINとほぼ同じものです。
最近は自前のホームページに演題募集ページを作る学会も増えています。そのような場合は演題登録システムのみのご提供が可能です。演題登録ボタンから、セカンドの演題募集システムにリンクさせてお使いください。
◆ 基本的な掲載事項
演題募集ページには、基本的に以下のような情報の掲載が必要です。
詳しくは右の見本ページをご覧ください。
◆ その他の掲載事項
学会により以下の項目を掲載される場合もあります。
詳しくは右の見本ページをご覧ください。
募集期間延長時のコツ
演題登録を始めても、暫くは応募はほとんどありません。通常は最後の2〜3日間に演題の70〜80％が投稿されます。 そのため多くの学会で演題が想定より少ない不安な状態で締切日が近づきます。この時期に対応を誤ると、致命的な失敗になる可能性があります。延長する場合の大事な注意事項として３つ紹介します。
1）延長のアナウンスはギリギリに発表します。当日になったら十分な数の演題が集まっていることもあります。
2）延長の期間は一週間程度にします、それ以上長くしても効果はありませんし、後のプログラム編成作業に影響するだけです。
3） コメントは「締切りを延期しました。この機会に多数の演題応募をお願いします。」などが適切、延長する理由は不要です。
登録されたメルアドは要注意
演者への連絡手段として、メールのみを想定されている学会もあります。しかし入力されたメルアドが間違っていたり施設のメルアドであったり、他人のものであったりとかで後日連絡がとれない事例が相当数あります。
必ず、住所、電話番号、勤務先などの入力も必須にして使い分けます。
演者への採択通知
プログラム決定後は迅速にホームページに一般演題の発表プログラムを掲載します。 その後、演者へ『演題採択通知および発表日時』の連絡をおこないます。内容は「演題を採択しましたので、HPで発表日時をご確認ください」等です。 最低でも「ホームページでの告知とメールでの告知」と2重に実行する事をお薦めします。 できれば、さらに「はがき郵送」も併用するのが理想的です。
演者への採択通知
セカンドのシステムを提供した学会には、演者への一斉メールの代理送信までを代行いたします。
※画像をクリックすると実際のページに移動します
HPでの一般演題発表プログラムの事例：
プログラムをHPで公開後に演者へ「HPにて発表日時、発表会場をご確認ください」との一斉メールを送信します。同じ内容をトップページにも掲載します。
※クリックするとサンプル画像がご覧になれます。
※画像をクリックすると拡大画像をご覧になれます。
「抄録誌発行を予約」された学会にはUMINへの新規申請および継続申請も代行します。特に会期の10〜12ヶ月前におこなう必要があるUMINへの新規申請については初めての方にはかなり難しいと思います。
それは申請後直ぐに登録画面の制作依頼（オプション設定記入シート）を提出しなければならないからです。最初に基本的な項目だけを指定し、『テスト画面の確認』をUMINの担当者から依頼された時に詳細な修正はお願いするという手順をお奨めします。
オンライン登録システム利用の申請時には「演題名や抄録本文の文字数、共同演者数、所属機関数」などの[制御値]を決めなければなりません。これは学会の規則と言うよりも実際は「抄録の組版・編集」で決まります。例えば今回から抄録をB5からA4に変更するとしたら、[制御値]も全て変更しなければなりません。
※ その他に事例として多いのは、1頁1演題だったのを、2演題掲載に変更する場合などです。
セカンドがサポートする学会ではUMINへの申請と平行して紙面を設計します。だから最適な文字数とフォントサイズで綺麗な組版の抄録誌が発行できます。これはあまり知られていませんが重大なコツです。
抄録の文字数が本文文字数になる。スペースを調整できる範囲で設定する事。
テスト画面の確認をUMINから依頼された時に注意すべき項目をあげておきます。 特に新規申請時には要注意です。
1） 「筆頭著者」が初期値になっています。学会で「筆頭著者」という表記を使うケースは極めて少なく「筆頭演者」か「発表演者」が大多数ですのでくれぐれもご確認ください。
※ UMINは本来は学会誌の電子図書館として構築されたので、他の用語もオンライン学術誌がベースになっています。本来が演題募集専用ではありませんのでご注意ください。
2） 演題名の例文が『心筋梗塞の予後規定因子の解析』になっている学会が非常に多いのですが、これだと初期値のママです。ご自分の学会で例文となる演題名に変えておくことをお薦めします。
3） 筆頭演者名の初期値は 「吉田 茂」、機関名の初期値は「湧民大学 医学部」です。これも修正したくはなりますが、このままにしておきましょう。修正を依頼すると、やんわりと「あまり手間をかけないて下さい」と拒否されることがあります。以前は機関名はズバリ「東京大学医学部」そのままでした。
テスト画面の修正依頼は2回までが原則です。十分に検討してから修正依頼をします。セカンドのサポート担当者は全員が熟知しています。登録開始後の修正は原則として受け付けられませんので、確認段階ではくれぐれも慎重に進めたいものです。
演題名の(例）が「心筋梗塞の予後規定因子の解析」になっている場合が非常に多い。
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演題募集で『オンライン登録』が必要な本当の理由。
UMINが申請できない学会にも登録システムを提供。
UMINと同機能の演題登録システムを無償で提供します。
自前のホームページに演題募集ページを作る
Web演題登録システムの運用時に注意するべき事
UMINの新規申請時には細心の注意が必要
UMINから演題登録テスト画面の確認を依頼された時のポイント
