その１・学会会場（箱）を押さえる。

事務局長を頼まれたら直ぐにやるのが　「会場予約」　（業界では箱とりと言います。）　学会は2〜3年前には開催が決まります。でも、公共の○○○会館やホールに電話すると 「 予約は1年前からです…… 」 とつれない返事、 ここで引き下がったら駄目です。 学会にはやり方があります、 各県や市に必ずある 『 コンベンション協会 』 にまず相談します。 その際 『 来場予定数を多めにし大会の経済的価値 』 を説明するのがコツです。　まず、 仮り予約はできます。さらに様々な補助金が貰えます。 費用が安い公的施設予約に失敗し、 ホテル開催となり資金面で苦労する学会も多いのです。

その２・前年学会に足を運び事務局とコンタクトをとる。

抄録誌に掲載された広告の料金や企業出展社の具体的な出展料もチェック。 また抄録集だけでなく参加証、 会告、 封筒、 便せん、 各種文書、 サイン計画書、 会場設営図面、 当日マニュアル などもできるだけ数多く収集します。 来年自分がやる時に必ず役にたちます。 UMIN利用学会では、 演題登録システムの ID とパスワードを引き継ぐ事も忘れてはなりません。

次に学会事務局長としての力量を思う存分発揮する重要アイテムを２つ紹介します。これだけは必ず作られることをお勧めします。

その １・学会タイムテーブルを作る。

学会も万博やオリンピックと同じコンベンション、 つまり複数の要素が絡み合いながら同時進行する複雑なプロジェクトです。 学会当日までの1年間のタイムテーブルを描き、 各担当者に配れば安心して準備進行を管理することができます。 費用が安い公的施設予約に失敗し、 ホテル開催となり資金面で苦労する学会も多いのです。

その２・広告・寄付を集める書式を印刷する。

参加費だけでは賄えないのが学会の現実。 寄付金、 抄録の広告掲載、 企業出展、 企業セミナーが大事な資金源です。 ますます公取協 （ 医療用医薬品製造業公正取引協議会 ） が厳しくなっていますので、 規定に沿った正しい文書で募集しないと集金も難しくなっています。

これだけ準備すれば学会はまず成功します。　しかし最後に待つ難関が会期１ヶ月前の抄録集発行。　これだけは 『印刷及び組版 』 の専門家に頼らざるを得ません。 ここを上手くやることが重要な鍵です。 そしてこれが、私たち（株）セカンド：学会サポートセンターが最も得意とする分野です。

医学・薬学系の学会を担当される方にとって有益なノウハウをこのサイトではご紹介いたします。 私達が沢山の学会をお手伝いする過程で、 ようやく身につけた [ 達人の技 ] をあなたも簡単に手にする事ができます。 特に学会業者に全面委託できる予算に恵まれた学会は別として、 自分たちでできる限りやって費用を節約したい学会にとっては、 有益な情報源になると思います。 どうぞご活用ください。

学会の準備はおおよそ15のステップに整理することができます。

1.

まずは前年学会の事前調査を十分におこなう。

2.

会期までの進捗を管理するタイムテーブルを描く。

3.

UMINへオンライン登録を申請する。継続学会は引継ぎをおこなう。

4.

学会事務局３点セットを準備する。

5.

いよいよ会告をつくる。

6.

ホームページを公開し、順次更新する。

7.

企業へ広告募集、出展募集をおこなう。

8.

　学会参加証を印刷する。

9.

学会抄録集を会期の１ヶ月前には発行する。

10.

会長感謝状を準備する。（必要な学会のみ）

11.

会館側技師との打合わせをおこなう。

12.

サイン計画を作成する。

13.

PC上映の準備をする。

14.

当日運営マニュアルを作る。

15.

最後には当日備品も揃える。